آيين نامه معاملات3
ماده21- تهیه فهرست فروشندگان و انجام دهندگان کار و ایجاد بانک اطلاعاتی
1- فهرست کامل اشخاص یا موسسات طرف معامله شرکت که از طرف واحدهای مربوطه پیشنهاد می شوند در بانک اطلاعاتی کمیسیون معاملات نگهداری می گردد و اسامی اشخاصی که در گذشته تعهدات خود را نسبت به شرکت انجام نداده اند از فهرست فروشندگان و انجام دهندگان کار خارج و منع معامله با آنها برای مدت معین یا برای همیشه در فهرست مذکور درج می گردد.
2- وظیفه تهیه فهرست واجدین صلاحیت معامله و جمع آوری اطلاعات مورد لزوم از قبیل نوع فعالیت، میزان سرمایه، ماشین آلات و امکانات و تجهیزات، کادر فنی و تخصصی و سایر اطلاعات ضروری برای انواع کالاها و خدماتی که مورد نیاز شرکت است به عهده امور بازرگانی و یا مدیریت فنی شرکت یا مدیریت های مشابه می باشد که این وظیفه را با همکاری امور مالی شرکت انجام خواهد داد.
3- امور بازرگانی و یا امور فنی به صلاحدید شرکت موظف است کلیه اطلاعات مربوط به واجدین صلاحیت انجام معاملات اعم از داخلی و خارجی را جمع آوری و برای بررسی و طبقه بندی به کمیسیون معاملات ارائه نماید. فهرست واجدین صلاحیت برای هر رشته از معاملات پس از تأیید کمیسیون معاملات برای تصویب مدیرعامل ارسال می گردد.
ماده22- انتخاب اجناس مشابه
11-1- اتخاذ تصمیم نسبت به تعیین مشخصات فنی و تجاری کالا، در خرید کالاهای خاص یا انواع مشابه جزء وظایف و اختیارات کمیسیون معاملات می باشد.
11-2- کمیسیون معاملات موظف است نوع معاملاتی که واحدهای تابعه شرکت مجاز به انجام آن ها می باشند را مشخص و به مدیران یا روسای واحد های مزبور ابلاغ نماید. این اقدام می بایست به گونه ای صورت پذیرد که حتی الامکان معاملات مشابه قسمت ها، به صورت متمرکز از طریق امور بازرگانی شرکت انجام شود. مضافاً انجام معاملات ( خرید کالا) به سفارشات دریافتی شرکت معطوف و متناسب با آن باشد. کمیت و کیفیت اقلام و قطعات اساسی مورد معامله نیز بایست با توجه به تغییرات تکنولوژی و روند توسعه و تغییرات آتی تکنولوژی مربوطه تعیین و سفارش شود.
ماده23- نحوه و مهلت اتخاذ تصمیم در کمیسیون معاملات
1- نحوه اتخاذ تصمیم در کمیسیون معاملات
در صورتیکه تصمیم کمیسیون معاملات به اکثریت اتخاذ شود کسی که در اقلیت قرار می گیرد باید نظر خود را مستدلاً در صورت مجلس ذکر و ذیل آن را امضاء نماید و چنانچه لازم بداند می تواند از رئیس کمیسیون تقاضا نماید موضوع به هیئت مدیره شرکت گزارش شود در این صورت طبق تصمیم هیئت مدیره اقدام خواهد شد. روسای هر یک از واحد های شرکت یا نمایندگان مختار آن ها می توانند در مورد معاملات مربوط به واحدهای تابع خود در کمیسیون معاملات حضور یافته و توضیحات لازم را بدهند. همچنین کمیسیون معاملات می تواند از هریک از روسا تقاضا نماید شخصاً یا به وسیله نماینده خود در جلسات شرکت نموده، نظر خود را اظهار دارند. واحدهای مربوطه که با تصمیم کمیسیون معاملات موافقت نداشته باشند می توانند کتباً دلایل عدم موافقت خود را به کمیسیون معاملات اعلام دارند و چنانچه کمیسیون معاملات متقاعد نشود باید موضوع را برای اخذ تصمیم نهایی به هیئت مدیره گزارش دهد.
تبصره39) صورتجلسات کمیسیون معاملات پس از تکمیل امضاء ها، بایستی شماره و تاریخ شده و یک نسخه از آن در سوابق کمیسیون و یک نسخه در امور مالی شرکت نگهداری شود.
2- مهلت اتخاذ تصمیم در کمیسیون معاملات
کمیسیون معاملات مکلف است تصمیم مربوط به اجازه معاملات پیشنهاد شده را با توجه به نوع و خصوصیات هر معامله در اسرع وقت و حداکثر ظرف 10 روز اتخاذ و به واحدهای مربوطه ابلاغ کند.
تبصره40: در مورد معاملاتی که اخذ تصمیم در ظرف 10 روز به عللی مقدور نباشد کمیسیون معاملات قبل از انقضای مهلت مراتب را به هیئت مدیره گزارش خواهد نمود و در این صورت طبق نظر هیئت مدیره عمل خواهد شد.
ماده24- مسئولیت اجرای تصمیمات کمیسیون معاملات
مسئولیت اجرای تصمیمات کمیسیون معاملات با واحدهای مربوطه می باشد.
تبصره41: تصمیم در مورد برنده مناقصه یا مزایده توسط کمیسیون معاملات باید بلافاصله به وسیله دبیر کمیسیون به برنده و واحد ذیربط اعلام شود تا بدون تأخیر نسبت به انجام معامله و انعقاد قرارداد، اقدام شود.
تبصره42: در معاملات ارزی، مبلغ معامله به نرخ متعارف روز طبق اعلام بانک مرکزی ایران تسعیر و مبنای تشخیص سطح معامله می باشد.
تبصره43: در معاملات ارزی، ریالی، جمع مبلغ ریالی و معادل ریالی بخش ارزی به نرخ متعارف روز طبق اعلام بانک مرکزی ایران، ملاک تشخیص سطح معامله می باشد.
تبصره44: صورت ریز کلیه معاملات مشمول ماده فوق مشمول بر مبلغ، مشخصات معامله، مشخصات طرف معامله شرکت، نحوه پرداخت یا دریافت مبلغ معامله بایستی جهت تصویب در اولین جلسه هیئت مدیره شرکت، توسط مدیرعامل گزارش شود.
ماده25- انجام معامله به صورت تهاتر
در صورتی که انجام معامله به صورت تهاتر باشد یا به ارزی که مورد قبول بانک مرکزی ایران نباشد معامله مذکور با پیشنهاد کمیسیون و تصویب هیئت مدیره خواهد بود.
در صورت وقوع فوریت و احتمال خسارت و ضیق وقت جهت مراجعه به کمیسیون معاملات، واحد مربوطه یا بالاترین مقام اجرایی در دسترس می تواند در چارچوب شرح وظایف و به مسئولیت خود معامله را در حدودی که ضروری و فوری است انجام دهد و حداکثر ظرف مدت 20 روز ( بدون احتساب روزهای تعطیل) موضوع را به اطلاع کمیسیون معاملات برساند و تأیید آن را تحصیل کند. کمیسیون معاملات موظف است تأییدیه مذکور را ظرف مدت 10 روز کاری صادر نماید. در صورت نیاز به اطلاعات بیشتری برای اعلام نظر، کمیسیون مراتب را به واحد مربوطه اطلاع داده و حداکثر ظرف مدت 20 روز ( بدون احتساب روزهای تعطیل) از آن تاریخ، نظر نهایی خود را درباره معامله اعلام خواهند نمود. در صورتیکه کمیسیون، معاملات انجام یافته را تأیید ننماید باید موضوع را با ذکر دلیل به هیئت مدیره گزارش دهد.
ماده26- انجام معاملات به میزان بیشتر یا کمتر از برآورد اولیه
چنانچه قیمت های پیشنهادی در مناقصه بیش از نرخ ها یا مبالغ برآورد اولیه، یا قیمت های پیشنهادی در مزایده کمتر از ارزیابی قبلی باشد، کمیسیون معاملات می تواند با در نظر گرفتن صرفه و صلاح شرکت به پیشنهادهای رسیده ترتیب اثر داده و معامله را انجام دهد.
تبصره45: قیمت های پیشنهادی در خرید های خارجی یا ارزی مربوط به قراردادهای سفارشات کار به تعهد شرکت می بایست به گزارش توجیهی متکی و مستند بوده و در مقابل نوسانات ارزی، حداقل در حدود مشخصی، انعطاف داشته باشد به نحوی که با نوسانات ارز متعارف در طی دوره اجرای قرارداد، اقتصادی بودن عملیات به مخاطره نیفتد.
فصل ششم- مناقصه يا مزايده
ماده27- مناقصه يا مزايده محدود:
در معاملات كلان در مواردي كه فروشندگان و يا خريداران موضوع مورد معامله بنا به تشخيص و تصويب كميسيون معاملات محدود باشند و يا بنا به هر دليلي حسب تشخيص و تصويب كميسيون معاملات انتشار آگهي مناقصه يا مزايده به صلاح شرکت نباشد معاملات بر اساس مناقصه يا مزايده محدود و با رعايت شرايط زير صورت مي گيرد:
1- دعوتنامه كتبي بايستي براي كليه خريداران يا فروشندگاني كه صلاحيت آنان توسط كميسيون معاملات شرکت محرز گرديده، ارسال شود.
2- در دعوتنامه مناقصه يا مزايده محدود بايد برخي از موارد مندرج در آگهي مناقصه يا مزايده عمومي به تشخيص كميسيون معاملات و در حدي كه ابعاد مختلف و حداقل كليات آن معامله را شفاف نمايد ذكر شود.
3- تعداد اشخاصي كه واجد شرايط بوده و دعوتنامه براي آنها ارسال مي شود نبايد از 5 نفر كمتر باشد.
تبصره46: در صورتيكه به دليل محدوديت فروشندگان يا خريداران يا به هر دليل ديگر دعوت از 5 شخص مقدور نباشد كميسيون معاملات بايد گزارش توجيهي موضوع را تهيه و در صورت تأييد مديرعامل از اشخاص واجد شرايط موجود( كمتر از 5 شخص) دعوت به عمل آورد.
4- كليه مقررات مربوط به مناقصه و مزايده عمومي كه قابل انطباق با مناقصه و مزايده محدود باشد در مورد مناقصه و مزايده محدود بايد رعايت گردد.
5- ارسال دعوتنامه بايد از طريق پست سفارشي و يا به هر حال به طريقي صورت گيرد كه دريافت دعوتنامه ارسالي براي هريك از مدعوين برابر مستندات موجود قابل اثبات باشد.
ماده28- مناقصه يا مزايده عمومي:
در معاملات كلان و در مواردي كه محدوديت يا الزامات موضوع ماده 8 وجود نداشته باشد خريد يا فروش از طريق مناقصه يا مزايده عمومي با رعايت شرايط زير انجام مي شود:
1- آگهي مناقصه يا مزايده از يك تا سه نوبت بنا بر اقتضا و اهميت معامله و به تشخيص كميسيون معاملات در جرايد كثيرالانتشار منتشر خواهد شد.
* تبصره 47: علاوه بر انتشار آگهي در جرايد كثيرالانتشار استفاده از ساير وسايل ارتباط جمعي بلامانع است.
* تبصره48: ارسال نسخه اي از آگهي براي خريداران وفروشندگاني كه كميسيون معاملات آنان را از واجدين صلاحيت تشخيص داده بلامانع است.
2- در آگهي مناقصه يا مزايده عمومي ذكر موارد زير الزامي است:
1-2- نوع، مقدار يا تعداد و مشخصات كامل موضوع معامله
2-2- مدت، محل و نحوه تحويل موضوع مورد معامله و ترتيب حمل و ميزان جريمه در صورت تأخير
3-2- محل اخذ اسناد مناقصه يا مزايده و محل تسليم پيشنهادها
4-2- ميزان و نوع سپرده شركت در مناقصه يا مزايده و ذكر اينكه به پيشنهادهاي فاقد سپرده ترتيب اثر داده نخواهد شد.
5-2- محل و تاريخ تشكيل كميسيون مناقصه يا مزايده
6-2- مدت قبول پيشنهادها از تاريخ انتشار آخرين آگهي ( اين مدت براي معاملات داخلي نبايد از ده روز و براي معاملات خارجي نبايد از يكماه كمتر) باشد.
7-2- بيان اينكه ساير اطلاعات و جزئيات مربوطه( در صورت وجود) در اسناد مناقصه يا مزايده مندرج است.
8-2- ذكر اينكه شرکت در رد يا قبول هريك از پيشنهادها يا تمام آنها مختار است.
9-2-تصريح اينكه شرکت اختيار داردميزان مورد معامله را تا 25 % افزايش يا كاهش دهد .
10-2- ميزان و نوع تضمين حسن انجام معامله و نوع و ترتيب دريافت و استرداد آن.
11-2- ميزان پيش پرداخت( در صورت وجود) و ترتيب پرداخت آن در قبال ضمانتنامه مورد قبول ( نوع ضمانتنامه مشخص شود) و نحوه تصفيه آن.
12-2- ذكر اينكه هرگاه برنده مناقصه يا مزايده در موعد مقرر حاضر به انعقاد قرارداد و انجام معامله نشود سپرده او ضبط شده و با نفر برنده دوم نيز در صورتي كه در موعد مقرر از انعقاد قرارداد و يا انجام معامله امتناع ورزد ضبط خواهد شد.
13-2- ترتيب فروش اسناد مناقصه يا مزايده ( در صورت وجود)
14-2- روش تعيين برنده مناقصه يا مزايده
15-2- ذكر اينكه به پيشنهادهاي فاقد امضاء مشروط، مبهم و فاقد سپرده، مغاير با شرايط مندرج در آگهي و آنهايي كه بعد از انقضاء مدت مقرر در آگهي مناقصه يا مزايده واصل شود ترتيب اثر داده نخواهد شد.
16-2- تصريح بر اينكه هزينه ثبت قرارداد در دفترخانه و هزينه آگهي بر عهده طرف معامله خواهد بود.
17-2- تصريح بر اينكه بهاي پيشنهادي بايد به صورت كاملاً مشخص تعيين و به عدد و حروف درج و در پاكت لاك ومهر شده و جداگانه از ساير مدارك و اطلاعات تسليم گردد.
18-2- ذكر روز و ساعت و محل قرائت پيبشنهادها و همچنين مجاز بودن حضور پيشنهاد دهندگان يا نماينده قانوني آنها در كميسيون مناقصه يا مزايده
19-2-تعيين و ذكر اينكه مدت لازم براي بررسي پيشنهادها، انتخاب برنده معامله و ابلاغ به وي چه ميزان خواهد بود.
3- در صورتيكه شرايط مناقصه يا مزايده مفصل و درج آن در جرايد كثيرالانتشار مستلزم هزينه زياد باشد مي توان مورد معامله و كلياتي نظير تعداد يا مقدار، مدت، محل تحويل، ميزان پيش پرداخت( در صورت وجود) ، مدت و محل قبول پيشنهادها، ميزان و نوع سپرده شركت در مناقصه را در آگهي درج و تصريح نمود كه نقشه ها، شرايط و فرمت قرارداد و ساير جزئيات و مشخصات معامله در محل معين موجود است و پيشنهاد دهندگان بايد يك نسخه از آن را دريافت و با قيد قبولي امضاء نموده و به ضميمه پيشنهاد خود تسليم نمايند.
4- اگر پس از انتشار آگهي مناقصه يا مزايده و پس از انقضاي مهلت دریافت پيشنهادها مشخص شود كه پيشنهادي دريافت نشده و يا پيشنهاد هاي رسيده از سه فقره كمتر است و يا مبالغ و شرايط مندرج در پيشنهادهاي واصله بنا به تشخيص كميسيون معاملات خارج از اعتدال است، كميسيون مي تواند تجديد آگهي مناقصه يا مزايده را تصويب و مراتب را به واحد خريد يا فروش و يا بازرگاني ذيربط اعلام نمايد.
* تبصره49: در صورتيكه پس از مرحله دوم آگهي نيز پيشنهادي دريافت نشود و يا پيشنهادهاي رسيده كمتر از سه فقره بوده و يا بنا به تشخيص كميسيون معاملات از نظر مبالغ و شرايط پيشنهادي خارج از اعتدال باشد كميسيون معاملات نحوه انجام معامله را از طريق استعلام بها و يا هر روش ديگر كه به صرفه و صلاح شرکت باشد مشخص خواهد نمود.
5- مبلغ سپرده شركت در مناقصه يا مزايده برابر 5% مبلغ برآوردي معامله خواهد بود.
* تبصره50 : كميسيون معاملات مجاز است مبلغ سپرده شركت در مناقصه را به اقتضاي انواع معاملات كلان تا 1% كاهش دهد.
6- در مواردي كه انجام تعهدات طرف معامله بايستي بر طبق نمونه مورد نظر و يا بر اساس صورت مشخصات خاص صورت گيرد بايد اين موضوع صريحاً در آگهي ذكر شود و به هيچيك از مراجعه كنندگان نبايد به جز نمونه و يا صورت مشخصات اطلاعات ديگري داده شود مگر آنكه اطلاعات مذكور كتباً و به تمام مراجعه كنندگان به صورت يكسان ارائه گردد.
7- واحد خريد يا فروش و يا بازرگاني شرکت مكلف است به صورت محرمانه با استفاده از كارشناس رسمي يا كارشناس خبره به تشخيص و انتخاب مديرعامل نرخ يا نرخ هاي عادله مربوط به مورد معامله را كسب نموده و قبل از قرائت پيشنهادهاي شركت كنندگان در مناقصه يا مزايده در اختيار كميسيون معاملات قرار دهد.
8- كميسيون معاملات با رعايت مدت و ساير شرايط مندرج در آگهي تصميم مقتضي اتخاذ و برنده مناقصه يا مزايده را تعيين و صورتجلسه آن را تنظيم خواهد نمود و مراتب را به واحد خريد يا فروش يا بازرگاني ذيربط اعلام خواهد نمود.
9-چنانچه برنده مناقصه يا مزايده بيش از يكنفر(قیمت وشرایط مساوی) باشد و نسبت به واگذاري معامله توافق حاصل نشود برنده نهايي پس از بررسي هاي كارشناسي توسط كميسيون معاملات تعيين و چگونگي تعيين برنده و اقدامات كارشناسي به عمل آمده در صورتجلسه كميسيون معاملات كاملاً توضيح داده خواهد شد.
10-پس از خاتمه كميسيون بررسي پيشنهادهاي رسيده، كميسيون مذكور به واحد ذيربط ابلاغ مي نمايد كه سپرده كليه شركت كنندگان به جز نفرات اول و دوم آزاد شود و چنانچه برنده اول حاضر به انعقاد قرارداد نشود سپرده او به نفع شرکت ضبط مي گردد و در صورتيكه اختلاف مبلغ نفر اول و دوم با سپرده ضبط شده پوشش داده شود و يا نفر دوم ما به التفاوت را جبران نمايد قرارداد با نفر دوم منعقد مي گردد و در غير اينصورت سپرده نفر دوم آزاد و مناقصه يا مزايده تجديد مي شود.
* تبصره51:كميسيون معاملات در شرايطي كه انعقاد قرارداد با نفر دوم را بر خلاف عدم پوشش مبلغ سپرده نفر اول براي جبران تفاوت مبالغ پيشنهادات نفرات اول و دوم به صرفه و صلاح شركت تشخيص دهد لازم است گزارش كامل و پيشنهاد خود را به مديرعامل ارائه تا در صورت تصويب مديرعامل شرکت انعقاد قرارداد با نفر دوم اقدام شود.
ماده29- این آیین نامه با شش فصل، 29 ماده و 51 تبصره در جلسه مورخ 01/ 09 /1389 توسط هیئت مدیره شرکت به تصویب رسیده و از تاریخ تصویب لازم الاجراء می باشد.